Kassasystemloven regulerer hvordan virksomheter med kontantomsetning skal registrere og dokumentere salg. Loven bygger på bokføringsloven og skal sikre fullstendige kontrollspor fra salg til rapportering.
Hva er kassasystemloven?
Kassasystemloven (lov 2015-06-19 nr. 43) pålegger leverandører og brukere av kassasystem å sørge for at systemet oppfyller funksjonskrav og at data kan dokumenteres overfor Skatteetaten. Kravene omfatter blant annet:
- At kassasystemet er sertifisert og oppført på Skatteetatens produktregister
- At alle registreringer logges og kan gjenskapes uten endringer
- At virksomheten lagrer X-rapporter og daglige oppgjør i minst fem år
Hvilke virksomheter omfattes?
Loven gjelder for virksomheter med kontantomsetning, som:
- Detaljhandel og serveringssteder
- Frisører, velvære og andre tjenesteytere med fysisk betaling
- Virksomheter som kombinerer kontant- og kortsalg gjennom datakasse
Unntak gjelder for virksomheter med svært lav kontantomsetning eller som bruker billetteringsløsninger med særregler.
Kjernekrav i kassasystemloven
| Kravområde | Hva kreves? | Hjemmel |
|---|---|---|
| Sertifisering | Systemet må være oppført i produktregisteret og dokumenteres av leverandør | Kassasystemloven § 3 |
| Funksjonalitet | Ingen mulighet til å slette salg uten spor, og korrigering må skje via rabatter eller retur | Kassasystemforskriften § 2-3 |
| Dokumentasjon | Teknisk beskrivelse, brukermanual og systembeskrivelse skal lagres hos virksomheten | Kassasystemforskriften § 2-8 |
| Rapportering | Daglig Z-rapport og periodiske oppgjør skal oppbevares elektronisk og kunne vises i revisjon | Kassasystemforskriften § 2-6 |
Dokumentasjon og kontrollspor
Virksomheten må kunne fremvise:
- Elektroniske journaler med fortløpende bilagsnummer
- Signerte kasseoppgjør og avstemming mot bank
- Oversikter over ansatte med tilgang til kassasystemet
- Rutiner for sikring av datauttrekk til SAF-T ved kontroll
Mangelfull dokumentasjon kan føre til tvangsmulkt, tilleggsavgift eller stenging av virksomheten.
Hvordan ReAI hjelper virksomheter
ReAI har integrasjoner som sørger for at kassasystemdata kommer direkte inn i økonomisystemet:
- Automatisk import av salgsdata med sporbarhet til hver kvittering
- Varsler når daglige rapporter mangler, basert på kontinuerlig regnskapsavslutning
- Deling av dokumentasjon med revisor via revisjonsportal
- Oversikter i regnskapsdashboard som fremhever avvik i kontantsalg
Praktiske tiltak for etterlevelse
- Oppdater internkontrollrutiner slik at kassasystemet testes ved hver programvareoppdatering
- Sørg for at driftsansvarlige kjenner kravene til dokumentasjon og lagringstid
- Sammenlign data fra kassasystemet med bankinnbetalinger gjennom bankavstemming
- Arranger kvartalsvise gjennomganger med styreleder eller CFO for å bekrefte at kassasystemloven etterleves
Relaterte ressurser
{{ i18n “article_last_updated_label” }}: {{ lastReviewed | default now | date(“2006-01-02”) }}