Depositos y fianzas en contabilidad
Los depositos y fianzas deben verse como importes retenidos y no como gasto corriente.
Los depositos y fianzas suelen quedarse olvidados porque se mueven poco. Para las pymes en Espana, lo importante es separarlos de los gastos corrientes y revisarlos con regularidad para saber por que ese dinero sigue inmovilizado.
Que conviene tener listo?
- esta claro por que el dinero esta retenido
- la contraparte y el contrato se encuentran rapido
- el pago y la devolucion eventual se siguen por separado
- la partida se revisa en cada cierre
Donde suelen aparecer errores
| Zona | Problema tipico |
|---|---|
| Clasificacion | la fianza se registra como gasto normal |
| Seguimiento | nadie comprueba si sigue activa y justificada |
| Cierre | la devolucion o compensacion no se procesa bien |
Un flujo sencillo
- Separa depositos y fianzas de las compras normales y revisalos junto con Facturas de proveedores en contabilidad .
- Aplica la misma idea que en Anticipos a proveedores y Anticipos de clientes , cuando pago y servicio no caen en el mismo momento.
- Revisa estas partidas en Revision del balance antes del cierre , para no olvidarlas en el balance.
- Guarda contrato y soporte con Archivo de documentacion contable , de forma que la trazabilidad siga completa.
En resumen
Los depositos y fianzas dejan de dar problemas cuando tienen una cuenta clara, un soporte accesible y una revision periodica.