Como funciona una nomina en Espana
Entiende la estructura de una nomina en Espana: devengos, cotizaciones, retencion de IRPF y el liquido que cobra el trabajador.
La nomina es el documento que justifica el pago del salario a un trabajador por cuenta ajena y, a la vez, deja constancia de las cotizaciones y retenciones practicadas. Aunque a primera vista parezca un papel lleno de cifras y conceptos tecnicos, su logica es sencilla: primero se suma todo lo que la empresa devenga a favor del trabajador y, despues, se restan las deducciones obligatorias (Seguridad Social e IRPF) hasta llegar al liquido a percibir, es decir, lo que realmente se ingresa en la cuenta. Entender esta estructura es clave tanto para el trabajador, que puede comprobar que cobra correctamente, como para el empresario, que asume obligaciones de calculo, pago e ingreso ante la Agencia Tributaria (AEAT) y la Tesoreria General de la Seguridad Social.
Partes de una nomina
Una nomina espanola sigue un modelo oficial que se divide en bloques bien diferenciados. En la cabecera figuran los datos identificativos: empresa, CIF, codigo de cuenta de cotizacion, datos del trabajador, su numero de afiliacion, el grupo de cotizacion y el periodo de liquidacion. A partir de ahi, el cuerpo de la nomina se ordena en tres grandes apartados:
- Devengos: todo lo que el trabajador gana en el periodo, esten o no sujetos a cotizacion.
- Deducciones: lo que se descuenta por cotizaciones a la Seguridad Social y por retencion de IRPF.
- Bases y liquido: las bases de cotizacion, la base de retencion y el importe final neto.
El total devengado menos el total a deducir da como resultado el liquido. Esta es la ecuacion central de cualquier nomina, por compleja que parezca.
Salario base y complementos
El bloque de devengos se construye sobre dos pilares. El salario base es la retribucion fijada por unidad de tiempo o de obra que marca el convenio colectivo o el contrato para cada categoria profesional. Sobre el se anaden los complementos salariales, que retribuyen circunstancias concretas del puesto o del rendimiento:
- Complementos personales (antiguedad, idiomas, titulacion).
- Complementos de puesto (peligrosidad, turnicidad, nocturnidad).
- Complementos por resultados (incentivos, comisiones, pluses de productividad).
- Pagas extraordinarias, que pueden abonarse de forma prorrateada cada mes o en dos pagas al ano.
Junto a estos conceptos pueden aparecer percepciones no salariales, como dietas, gastos de locomocion o indemnizaciones, que compensan gastos del trabajador y, dentro de los limites legales, no cotizan ni tributan. Distinguir entre percepciones salariales y no salariales es importante, porque solo las primeras forman parte, con carcter general, de la base de cotizacion.
Bases de cotizacion
La base de cotizacion es la cantidad sobre la que se aplican los porcentajes de Seguridad Social. Se calcula partiendo de las percepciones salariales mas la parte proporcional de las pagas extraordinarias. Existen dos bases principales:
- Base de contingencias comunes: sirve para enfermedad comun, maternidad, jubilacion y prestaciones similares.
- Base de contingencias profesionales y otros conceptos: cubre accidentes de trabajo, desempleo, formacion profesional y el Fondo de Garantia Salarial (FOGASA).
Ambas bases estan sujetas a topes minimos y maximos que se actualizan periodicamente. Por eso conviene revisar siempre la normativa vigente en lugar de fiar de cifras antiguas.
Aportaciones del trabajador a la Seguridad Social
Sobre las bases anteriores se aplican los tipos que corresponden al trabajador. La empresa actua como recaudador: descuenta estas aportaciones de la nomina y las ingresa junto con su propia cuota. Los conceptos habituales son:
| Concepto | Quien aporta | Sobre que base |
|---|---|---|
| Contingencias comunes | Trabajador y empresa | Base de contingencias comunes |
| Desempleo | Trabajador y empresa | Base de contingencias profesionales |
| Formacion profesional | Trabajador y empresa | Base de contingencias profesionales |
| Accidentes y enfermedades profesionales | Solo empresa | Base de contingencias profesionales |
| FOGASA | Solo empresa | Base de contingencias profesionales |
Conviene recordar que la mayor parte del coste de la Seguridad Social recae sobre la empresa. Puedes profundizar en este reparto en la guia sobre las cotizaciones a la Seguridad Social y comprobar su impacto total en el coste real de un trabajador.
Retencion de IRPF
Ademas de las cotizaciones, la empresa descuenta una retencion a cuenta del IRPF. Es un anticipo del impuesto sobre la renta que el trabajador liquidara despues en su declaracion anual. El tipo de retencion no es fijo: se calcula segun las retribuciones anuales previstas, la situacion personal y familiar (numero de hijos, discapacidad, tipo de contrato) que el trabajador comunica en el modelo 145.
La base de retencion suele coincidir con casi todos los devengos, salvo las percepciones exentas. La empresa ingresa lo retenido a todos sus trabajadores de forma trimestral, y presenta el resumen anual a la Agencia Tributaria. Este circuito se explica en detalle en la guia sobre las retenciones de IRPF con el Modelo 111.
Deducciones y liquido a percibir
El total a deducir es la suma de las aportaciones del trabajador a la Seguridad Social mas la retencion de IRPF. Restando esa cifra del total devengado se obtiene el liquido a percibir:
- Sumar todos los devengos (salariales y no salariales).
- Calcular las bases de cotizacion y aplicar los tipos del trabajador.
- Aplicar el tipo de retencion de IRPF sobre la base correspondiente.
- Restar deducciones del total devengado.
Ese liquido es el importe que la empresa abona, normalmente por transferencia, y que debe coincidir con lo que el trabajador ve en su cuenta. Cualquier anticipo, embargo o descuento autorizado tambien se refleja aqui.
Obligaciones del empleador
La empresa que paga nominas asume varias responsabilidades que van mas alla de calcular cifras:
- Entregar la nomina al trabajador en el modelo oficial y conservarla.
- Ingresar las cotizaciones mediante el sistema de liquidacion directa de la Seguridad Social.
- Declarar e ingresar las retenciones de IRPF en los plazos establecidos.
- Registrar contablemente el gasto de personal segun el Plan General Contable (PGC), tema que se desarrolla en la guia sobre los sueldos y salarios en el plan contable.
- Cumplir el convenio aplicable en cuanto a salario, jornada y complementos.
Estas obligaciones afectan tanto a autonomos con empleados como a sociedades (SL), y un error en el calculo puede generar recargos o reclamaciones. Por eso muchas empresas automatizan el proceso con software de nomina y contabilidad integrado.