Contabilidad para hosteleria y restauracion

La hosteleria y la restauracion son sectores con una contabilidad muy particular. Un bar o un restaurante mueve mucho efectivo, factura cientos de tickets al dia, mezcla varios tipos de IVA, trabaja con materias primas perecederas y suele tener una plantilla con alta rotacion. Llevar bien las cuentas no es solo cumplir con la Agencia Tributaria (AEAT): es la unica forma de saber si el negocio gana dinero de verdad, plato a plato y dia a dia. Esta guia repasa las particularidades contables y fiscales que conviene dominar.

Tipos de IVA en hosteleria

El primer reto es que en un mismo negocio conviven varios tipos de IVA. El servicio de comidas y bebidas consumidas en el local (servicio de restauracion) tributa habitualmente al tipo reducido, mientras que determinados productos vendidos para llevar o ciertas bebidas pueden ir al tipo general. Esa mezcla obliga a configurar bien cada articulo en el TPV y a no aplicar un porcentaje unico a toda la venta.

Algunos ejemplos habituales de como se separan las operaciones:

consumo de menu, raciones y bebidas en sala o terraza al tipo reducido
bebidas alcoholicas y algunos productos de tienda que pueden ir al tipo general
catering y eventos, segun las condiciones del servicio prestado

Para no equivocarte conviene repasar los tipos de IVA aplicables a cada operacion antes de configurar la carta en el sistema de cobro. Un error de tipo se arrastra hasta el Modelo 303 de IVA trimestral y, despues, al resumen anual.

Control de caja y arqueos

En hosteleria el efectivo sigue teniendo mucho peso, asi que el arqueo de caja es una rutina obligatoria. Al cierre de cada turno o de la jornada se cuenta el dinero fisico y se compara con lo que dice el TPV. Las descuadres pequenos son normales, pero un patron de diferencias suele indicar errores de cobro, propinas mal gestionadas o falta de control.

Buenas practicas de control de caja:

contar el fondo de cambio al abrir y separarlo de la recaudacion
registrar las salidas de efectivo (proveedores que cobran en mano, gastos menores)
documentar las propinas y su tratamiento
hacer un arqueo por turno y firmar el resultado

Establecer una rutina de cierre diario de caja evita sorpresas a fin de mes y deja un rastro claro de cada euro que entra y sale.

Cobros con TPV y conciliacion

Cada vez se cobra mas con tarjeta, asi que el datafono o TPV se convierte en una fuente de datos clave. El importe que el banco abona no siempre coincide con la venta del dia: hay comisiones, abonos agrupados de varios dias y desfases de fecha. Por eso hay que conciliar lo que registra el sistema de venta con lo que llega a la cuenta bancaria.

Concepto	Origen del dato	Que comprobar
Ventas en efectivo	arqueo de caja	que cuadre con el cierre del TPV
Cobros con tarjeta	extracto del datafono	importe bruto menos comisiones
Abonos bancarios	extracto bancario	fecha valor y agrupacion de dias
Comisiones	liquidacion del banco	registro como gasto deducible

Automatizar la conexion bancaria y conciliacion ahorra muchas horas y reduce los errores manuales tipicos de un negocio con cientos de movimientos.

Escandallos y margenes

El escandallo es el calculo detallado del coste de cada plato o bebida a partir de sus ingredientes. Sin escandallos no se puede saber el margen real de la carta ni fijar precios con criterio. Es, probablemente, la herramienta de gestion mas importante de un restaurante.

Para construir un escandallo util conviene:

desglosar cada ingrediente con su cantidad y coste por unidad
anadir mermas, raciones reales y posibles desperdicios
calcular el coste de materia prima por plato
comparar ese coste con el precio de venta sin IVA
revisar el escandallo cuando suben los precios de los proveedores

El indicador clave es el coste de materia prima sobre las ventas (el llamado food cost). Controlarlo permite detectar platos poco rentables y ajustar la carta. Un plato puede venderse mucho y, aun asi, aportar poco margen. Las compras de materia prima se imputan a las cuentas de compras y coste de ventas.

Gestion de existencias perecederas

A diferencia de un comercio tradicional, en hosteleria buena parte del stock es perecedero: caduca, se estropea o se desperdicia. Un control deficiente de existencias se traduce directamente en perdidas. Conviene aplicar criterios de rotacion como FIFO (lo primero que entra es lo primero que sale) y registrar las mermas.

Aspectos a vigilar en el inventario:

recuentos periodicos de almacen, camara y barra
registro de mermas, roturas y caducidades
comparar el consumo teorico (segun escandallos) con el consumo real
ajustar las compras a la rotacion para no inmovilizar dinero

Estos controles enlazan con la gestion de tesoreria en una pyme , porque cada euro de stock parado es liquidez que no esta disponible.

Personal y nominas con alta rotacion

La hosteleria se caracteriza por plantillas amplias y muy cambiantes: contratos a tiempo parcial, extras de fin de semana, refuerzos de temporada y bajas frecuentes. Esto multiplica el trabajo de nominas y las altas y bajas en la Seguridad Social, que deben gestionarse en plazo para evitar sanciones.

Para no perder el control conviene tener clara la gestion de nominas y, sobre todo, calcular bien el coste real de un trabajador , que incluye el salario bruto mas las cotizaciones a cargo de la empresa. El personal suele ser la mayor partida de gasto, por encima incluso de la materia prima.

Obligaciones de facturacion

Aunque la mayoria de clientes se conforma con el ticket, el negocio debe poder emitir factura completa cuando se la pidan (por ejemplo, una comida de empresa). Eso obliga a llevar una numeracion correlativa, conservar los registros y cumplir con la normativa de facturacion, cada vez mas digital.

Conviene tener presente:

los datos obligatorios de una factura cuando un cliente la solicita
la correcta numeracion y series de tickets y facturas
la evolucion hacia la factura electronica obligatoria y los nuevos sistemas de registro
la conservacion de los justificantes para deducir el IVA soportado

Tanto autonomos como sociedades (SL) deben aplicar el Plan General Contable (PGC) al registrar estas operaciones, con sus cuentas de ventas, existencias y personal.

Consejos de control

Algunas practicas sencillas marcan la diferencia entre un negocio que sabe lo que gana y otro que solo mira la caja al final del dia:

haz un arqueo por turno y concilia el TPV cada dia
mantén los escandallos actualizados y revisa el food cost cada mes
controla el food cost y el coste de personal como porcentaje de ventas
vigila las mermas del stock perecedero
separa contablemente los productos con distinto tipo de IVA
presenta en plazo el Modelo 303 de IVA trimestral y el calendario fiscal de la Agencia Tributaria

Si automatizas la captura de tickets, la conciliacion bancaria y las nominas, te quedara tiempo para lo importante: la cocina, la sala y el margen.