Contabilidad para ecommerce y ventas online
El ecommerce afronta retos de IVA intracomunitario, ventanilla unica OSS, liquidaciones de marketplaces y pasarelas de pago.
Vender online parece sencillo desde fuera, pero la contabilidad de un ecommerce es una de las mas exigentes para una pyme espanola. Un mismo pedido puede pasar por un marketplace, una pasarela de pago y un operador logistico antes de que el dinero llegue a tu cuenta, y cada uno se queda una parte por el camino. Si no separas con rigor el importe de venta, las comisiones y el IVA, la contabilidad acaba descuadrada y las liquidaciones con la Agencia Tributaria (AEAT) dejan de cuadrar. Esta guia recorre los puntos criticos del comercio electronico, del IVA en ventas a distancia a la conciliacion de cobros.
El modelo de negocio del ecommerce
Antes de registrar nada conviene entender el flujo. En una tienda online el cliente paga el precio final con IVA, pero ese cobro no entra integro: la pasarela descuenta una comision, el marketplace su tarifa y, a veces, se retienen importes en concepto de reservas o disputas. Contablemente esto obliga a reconocer el ingreso por el importe bruto de la venta y a registrar por separado los gastos asociados, nunca a contabilizar solo el neto que aparece en el banco.
Tanto si operas como autonomo o como sociedad limitada (SL), el Plan General Contable (PGC) te exige reflejar la realidad economica de cada operacion. Esa misma logica se aplica al comercio fisico; puedes contrastarla con nuestra contabilidad para el comercio minorista para ver las diferencias frente a la venta presencial.
IVA en ventas a distancia y ventanilla unica (OSS)
El gran quebradero de cabeza del ecommerce es el IVA. Mientras vendes solo a clientes en Espana, aplicas el tipo espanol y lo liquidas con el Modelo 303 de IVA trimestral. El problema llega con las ventas a distancia intracomunitarias a particulares de otros paises de la UE.
Cuando superas el umbral comunitario de ventas a distancia, debes aplicar el tipo de IVA del pais de destino, no el espanol. Para no tener que registrarte en cada estado existe la ventanilla unica (OSS), un sistema que permite declarar y liquidar de forma centralizada el IVA repercutido en otros paises. Conviene dominar bien las reglas del IVA intracomunitario antes de lanzarte a vender fuera.
| Tipo de operacion | Cliente | IVA que aplicas | Donde se declara |
|---|---|---|---|
| Venta nacional | Particular en Espana | Tipo espanol | Modelo 303 |
| Venta a distancia UE (bajo umbral) | Particular UE | Tipo espanol | Modelo 303 |
| Venta a distancia UE (sobre umbral) | Particular UE | Tipo del pais de destino | OSS |
| Venta B2B UE | Empresa con VIES | Sin IVA (inversion del sujeto pasivo) | Modelo 303 y 349 |
El resumen anual sigue presentandose con el Modelo 390 resumen anual de IVA, y los autonomos en estimacion directa controlan su rendimiento con el Modelo 130 de IRPF para autonomos.
Ventas a traves de marketplaces
Vender en marketplaces como grandes plataformas anade complejidad. La plataforma cobra al cliente, retiene su comision y te liquida el resto en uno o varios pagos diferidos. En ocasiones el marketplace actua como sujeto pasivo del IVA en determinadas operaciones, sobre todo con vendedores o mercancia de fuera de la UE, lo que cambia quien repercute el impuesto.
Para reconstruir tus ingresos reales necesitas descargar los informes de liquidacion de cada plataforma y reflejar tanto la venta bruta como las tarifas. La forma de registrar estos abonos y descuentos la detallamos en la liquidacion de marketplaces dentro del plan contable.
Conciliacion de pasarelas de pago
La conciliacion es el punto donde mas ecommerce fallan. El extracto bancario no muestra ventas individuales, sino abonos agregados de la pasarela ya descontadas las comisiones. Por eso necesitas casar tres fuentes:
- El listado de pedidos de la tienda (importe bruto de cada venta).
- El informe de la pasarela (cobros, comisiones, devoluciones).
- El extracto bancario (transferencias netas recibidas).
Una conexion bancaria y conciliacion automatizada ahorra horas y reduce errores, ya que cuadra cada liquidacion sin tener que revisar pedido a pedido.
Comisiones y reservas
Las comisiones de la pasarela son un gasto deducible que debe contabilizarse de forma independiente, no restarse del ingreso. Algunas pasarelas tambien aplican reservas de seguridad: retienen un porcentaje durante un periodo para cubrir posibles disputas o devoluciones. Esa reserva no es un gasto, sino un importe pendiente de cobro que debes seguir hasta su liberacion. El tratamiento contable de estas tarifas lo explicamos en las comisiones de pasarela de pago.
Devoluciones online
El comercio electronico convive con una tasa de devoluciones alta. Cada devolucion exige emitir una factura rectificativa y revertir el IVA repercutido, ademas de reincorporar la mercancia a existencias si vuelve en condiciones de venta. Llevar un buen control de devoluciones evita pagar IVA sobre ventas que finalmente no se han producido y mantiene el inventario fiel a la realidad.
Logistica y existencias
La gestion de existencias condiciona el resultado del ejercicio. Tanto si trabajas con almacen propio como con logistica de terceros (fulfillment), debes valorar el inventario y registrar las variaciones de existencias en el cierre. Los costes de almacenaje, embalaje y transporte son gastos del negocio que conviene imputar al periodo correcto para no distorsionar el margen real de cada producto.
Consejos de control para tu ecommerce
- Concilia con frecuencia, idealmente cada vez que la pasarela liquida, no solo al final del trimestre.
- Guarda los informes mensuales de marketplaces y pasarelas como justificante de tus ingresos y comisiones.
- Revisa los umbrales de ventas a distancia para activar el OSS a tiempo y aplicar el tipo correcto.
- Vigila las reservas retenidas para no dar por perdido un dinero que acabaras cobrando.
- Apoyate en una buena gestion de tesoreria en una pyme, porque los cobros diferidos tensionan la caja.
Con procesos ordenados y la automatizacion adecuada, la contabilidad del ecommerce deja de ser un caos de descuadres y se convierte en una fuente fiable de informacion para decidir.