Dietas y gastos de viaje en la empresa
Las dietas y gastos de viaje pueden estar exentos de IRPF dentro de ciertos limites si se justifican correctamente.
Cuando un trabajador se desplaza fuera de su centro de trabajo habitual por motivos laborales, la empresa suele compensarle los gastos de manutencion, alojamiento y transporte. Estas cantidades, conocidas como dietas y gastos de viaje, tienen un tratamiento especial: dentro de ciertos limites estan exentas de IRPF y no tributan en la nomina del empleado, al tiempo que constituyen un gasto deducible para la empresa. Gestionarlas bien exige conocer esos limites, distinguir entre desplazamientos nacionales e internacionales y, sobre todo, justificar cada importe con la documentacion adecuada.
Que se considera dieta
Una dieta es la cantidad que la empresa abona al trabajador para cubrir los gastos en que incurre cuando, por razones del trabajo, debe desplazarse a un municipio distinto del de su lugar de trabajo habitual y del de su residencia. La normativa del IRPF trata estas cantidades como rentas exentas siempre que se cumplan dos requisitos basicos: que respondan a un desplazamiento real por motivos laborales y que no superen los importes maximos que fija el reglamento.
Es importante diferenciar la dieta de otros conceptos. La dieta cubre manutencion y estancia; el desplazamiento en si (kilometraje, billetes, peajes, aparcamiento) tiene sus propias reglas. Tampoco son dietas las cantidades fijas que se pagan al margen de cualquier desplazamiento real, que la AEAT podria recalificar como salario sujeto a retencion.
Limites exentos por manutencion y alojamiento
La exencion de las dietas de manutencion se articula con importes maximos diarios distintos segun haya o no pernocta y segun el desplazamiento sea nacional o al extranjero. Por encima de esos topes, el exceso se considera rendimiento del trabajo y tributa con normalidad.
El alojamiento funciona de forma diferente: queda exento por el importe que se justifique mediante factura, sin un tope fijo equivalente al de la manutencion. Por eso la factura del hotel es imprescindible.
| Concepto | Tratamiento de la exencion |
|---|---|
| Manutencion con pernocta | Exenta hasta el importe maximo diario nacional o de extranjero |
| Manutencion sin pernocta | Exenta hasta un importe maximo diario inferior |
| Alojamiento | Exento por el importe justificado con factura |
| Exceso sobre los limites | Tributa como rendimiento del trabajo |
Conviene revisar de forma periodica las cuantias vigentes, ya que se actualizan por norma. Como criterio general, lo prudente es aplicar el importe maximo aplicable en cada caso y tratar como salario cualquier cantidad que lo supere.
Kilometraje exento
Cuando el trabajador usa su vehiculo particular para el desplazamiento, la empresa puede compensarle por kilometro recorrido. Esta compensacion esta exenta de IRPF hasta una cuantia por kilometro establecida reglamentariamente, a la que se suman los gastos justificados de peaje y aparcamiento.
Para que el kilometraje quede exento es necesario poder acreditar:
- la realidad del desplazamiento (motivo laboral y destino);
- la distancia recorrida;
- los gastos adicionales de peaje y aparcamiento mediante tique o factura.
Este tratamiento es distinto de la deduccion del vehiculo , que afecta al autonomo que afecta su coche a la actividad, no al empleado que cobra kilometraje.
Desplazamientos nacionales y al extranjero
La normativa fija importes maximos diferentes para desplazamientos en territorio nacional y para los realizados al extranjero, siendo estos ultimos mas elevados por el mayor coste medio de manutencion fuera de Espana. En ambos casos se distingue ademas entre dias con pernocta y sin pernocta.
Para viajes internacionales conviene conservar todo lo relacionado con el desplazamiento: tarjetas de embarque, reservas y facturas. Si el viaje implica operaciones con empresas de otros paises de la UE, su tratamiento puede conectar con el IVA intracomunitario , aunque las dietas en si no llevan IVA repercutido al trabajador.
Justificacion documental
La justificacion es el punto donde la mayoria de empresas falla en una inspeccion. Para defender la exencion, el pagador debe poder acreditar el dia, lugar y motivo del desplazamiento. La carga de la prueba sobre la realidad del viaje recae en la empresa.
Documentacion minima recomendable:
- facturas de hotel y de comidas a nombre de la empresa cuando sea posible;
- billetes de tren, avion o transporte publico;
- tiques de peaje, parking y combustible;
- una hoja de gasto interna que relacione cada importe con el desplazamiento y su motivo;
- la orden de servicio o autorizacion del desplazamiento.
Una buena practica es centralizar todo en un proceso ordenado de gastos del personal y reembolsos , de modo que cada nota de gasto quede vinculada a su justificante.
Tratamiento en nomina
En la nomina, las dietas exentas figuran como un concepto no sujeto a retencion ni a cotizacion dentro de los limites legales. El exceso sobre esos limites, en cambio, se integra como rendimiento del trabajo: cotiza a la Seguridad Social y soporta retencion de IRPF como un salario mas.
Por eso es clave separar en nomina la parte exenta de la que tributa. Quien quiera entender como encajan estos conceptos en el recibo puede repasar como funciona una nomina y su relacion con las cotizaciones a la Seguridad Social .
Deducibilidad para la empresa
Para la empresa, las dietas y gastos de viaje son un gasto deducible tanto en el IRPF del empresario como en el Impuesto de Sociedades, siempre que cumplan los requisitos generales: estar correlacionados con los ingresos, contar con justificacion y estar debidamente contabilizados. Su registro sigue las normas del Plan General Contable (PGC), como se explica en la guia sobre los gastos de viaje en el plan contable .
El IVA soportado en hoteles, restaurantes y transporte puede ser deducible cuando esten afectos a la actividad y se disponga de factura completa; el tique simple no permite deducir el IVA aunque si justifique el gasto. Estas reglas forman parte del conjunto de gastos deducibles que conviene dominar.
Errores frecuentes
- Pagar dietas fijas sin desplazamiento real, lo que la AEAT recalifica como salario.
- No conservar la factura del alojamiento, perdiendo la exencion del importe justificado.
- Superar los limites diarios y no integrar el exceso en la nomina.
- Mezclar el kilometraje del empleado con la deduccion del vehiculo del autonomo.
- Aceptar tiques en lugar de facturas cuando se pretende deducir el IVA.
- No vincular cada gasto con el motivo y destino del desplazamiento.