Como hacer un presupuesto de tesoreria
El presupuesto de tesoreria anticipa los cobros y pagos de los proximos meses para detectar deficits o excedentes de caja.
El presupuesto de tesoreria es una prevision de todos los cobros y pagos que la empresa espera tener en los proximos meses. A diferencia de la cuenta de resultados, que mide beneficios, el presupuesto de tesoreria mide liquidez: cuanto dinero entra y sale realmente de la caja y los bancos, y en que momento. Una empresa puede ser rentable sobre el papel y, aun asi, quedarse sin efectivo para pagar nominas, proveedores o el IVA. Anticipar esas tensiones es justo lo que evita el presupuesto de tesoreria.
Esta herramienta es el complemento natural de una buena gestion de tesoreria : mientras el control diario mira el hoy, el presupuesto mira hacia delante.
Que es y para que sirve
El presupuesto de tesoreria responde a una pregunta sencilla: cuanto dinero tendre disponible cada mes. Su valor esta en anticiparse. Permite ver, con semanas de margen, si un mes concreto va a cerrar con saldo negativo, y tomar decisiones a tiempo: negociar plazos, adelantar cobros o solicitar una linea de credito antes de necesitarla con urgencia.
Sus principales utilidades son:
- detectar deficits de caja antes de que ocurran
- planificar pagos grandes como impuestos o inversiones
- dimensionar la financiacion del circulante que realmente se necesita
- negociar con el banco desde una posicion de prevision, no de apuro
El horizonte temporal
Lo habitual es trabajar con un horizonte de doce meses dividido mes a mes. Para empresas con tesoreria ajustada conviene afinar mas y bajar a un detalle semanal en los proximos uno o dos meses, donde la informacion es mas fiable.
| Horizonte | Detalle recomendado | Uso principal |
|---|---|---|
| 1-2 meses | Semanal | Control operativo, pagos inmediatos |
| 3-6 meses | Mensual | Planificacion de impuestos y compras |
| 7-12 meses | Mensual o trimestral | Vision estrategica y financiacion |
La regla es simple: cuanto mas cerca esta el periodo, mayor debe ser el detalle, porque mayor es la precision de los datos.
Estimacion de cobros
Los cobros son las entradas previstas de dinero. No deben confundirse con las ventas: lo que importa es cuando se cobra de verdad, no cuando se factura. Si vendes con vencimiento a 60 dias, esa venta entra en la tesoreria dos meses despues.
Para estimar los cobros conviene partir de:
- la cartera de facturas emitidas pendientes y su fecha de vencimiento real
- las ventas recurrentes previstas y su plazo medio de cobro
- los cobros por domiciliacion SEPA, mas predecibles
- otros ingresos: subvenciones, devoluciones de Hacienda, aportaciones
Es prudente aplicar un margen de seguridad a los cobros poco fiables. Un cliente con historial de retrasos no deberia presupuestarse en su fecha teorica. Aqui ayuda revisar las domiciliaciones SEPA y cobros y trabajar en reducir los impagados de clientes .
Estimacion de pagos fijos y variables
Los pagos se dividen en fijos y variables, y conviene listarlos por separado para no olvidar ninguno.
Los pagos fijos son los mas faciles de prever porque se repiten:
- nominas y cotizaciones a la Seguridad Social
- alquileres, suministros y cuotas recurrentes
- prestamos y leasing con cuota conocida
- cuota de autonomos, si aplica
Los pagos variables dependen de la actividad y de obligaciones periodicas:
- pagos a proveedores segun compras previstas
- liquidaciones de IVA con los modelos 303 trimestrales
- pago a cuenta del IRPF con el modelo 130 en autonomos
- Impuesto de Sociedades en las SL
- inversiones o gastos extraordinarios puntuales
Un error frecuente es subestimar el coste de personal. Para presupuestar nominas con realismo conviene conocer el coste de un trabajador completo, incluyendo cotizaciones y pagas extra.
El saldo acumulado mes a mes
El corazon del presupuesto es el saldo acumulado. La mecanica es sencilla y se repite cada mes:
- partir del saldo inicial del periodo
- sumar los cobros previstos del mes
- restar los pagos previstos del mes
- obtener el saldo final, que sera el saldo inicial del mes siguiente
| Concepto | Enero | Febrero | Marzo |
|---|---|---|---|
| Saldo inicial | 10.000 | 12.000 | 6.500 |
| Cobros previstos | 18.000 | 14.000 | 20.000 |
| Pagos previstos | 16.000 | 19.500 | 17.000 |
| Saldo final | 12.000 | 6.500 | 9.500 |
Visto asi, lo importante no es solo el resultado del mes, sino como se arrastra el saldo. Un mes con liquidacion de IVA o pagas extra puede tirar el saldo hacia abajo aunque el negocio funcione bien.
Deteccion de tensiones
El presupuesto cumple su funcion cuando el saldo acumulado se acerca a cero o se vuelve negativo. Esa es la senal de alerta. Conviene fijar un colchon minimo de seguridad por debajo del cual no se quiere bajar, y tratar cualquier mes que lo cruce como un aviso.
Las tensiones suelen concentrarse en momentos previsibles: trimestres con liquidacion de impuestos, meses de pagas extra o periodos de estacionalidad baja. Relacionar el presupuesto con el fondo de maniobra ayuda a entender si la tension es puntual o estructural.
Acciones correctoras
Detectar un mes en negativo con antelacion permite actuar sin prisas. Las palancas habituales son:
- adelantar cobros: ofrecer descuento por pronto pago o usar factoring
- retrasar pagos: negociar plazos con proveedores sin penalizar la relacion
- reordenar pagos: mover inversiones no urgentes a meses con holgura
- buscar financiacion: activar una poliza de credito o linea ICO antes de la urgencia
La clave es que estas decisiones se toman mejor con margen. Un banco concede mejores condiciones a quien planifica que a quien acude con la caja en cero.
Revision periodica
Un presupuesto de tesoreria no es un documento que se elabora una vez al ano. Es una herramienta viva que se revisa, idealmente cada mes, comparando lo previsto con lo real. Esa comparacion, llamada analisis de desviaciones, mejora la precision de las siguientes estimaciones y educa el criterio sobre que clientes pagan a tiempo y que pagos se desvian.
Una rutina razonable consiste en actualizar el saldo inicial real, ajustar los cobros y pagos del mes siguiente con la informacion mas reciente y desplazar el horizonte un mes mas hacia delante. Con el tiempo, el presupuesto pasa de ser una estimacion aproximada a un instrumento fiable de decision.