Verifactu y el nuevo sistema de facturacion
Verifactu es el sistema de facturacion verificable de la AEAT que obliga a usar software que cumpla el reglamento antifraude.
Verifactu es el sistema de facturacion verificable impulsado por la Agencia Tributaria (AEAT) dentro de la lucha contra el fraude fiscal. Su objetivo es asegurar que cada factura emitida por una empresa o autonomo quede registrada de forma integra, conservada e inalterable desde el mismo momento en que se genera. En la practica, esto cambia la forma en que tiene que funcionar el software de facturacion en Espana: ya no basta con que un programa imprima una factura correcta, sino que debe garantizar que esa factura no se pueda manipular ni borrar despues. Entender Verifactu es clave para preparar el negocio antes de que el sistema sea plenamente obligatorio.
Que es Verifactu y la ley antifraude
Verifactu nace de la Ley antifraude y de su reglamento de desarrollo, que regula los requisitos de los sistemas informaticos de facturacion (los llamados SIF). La norma persigue acabar con el llamado software de doble uso, esos programas que permitian llevar una contabilidad oficial y otra paralela ocultando ventas.
La idea central es sencilla: todos los programas de facturacion deben cumplir requisitos tecnicos comunes que impidan alterar las facturas una vez emitidas. Dentro de ese marco, Verifactu es la modalidad en la que el sistema remite los registros de facturacion a la AEAT de forma automatica, lo que da al emisor una garantia adicional de cumplimiento.
Requisitos de los sistemas de facturacion
El reglamento exige que cualquier software de facturacion cumpla una serie de garantias sobre los registros que genera:
- Integridad: el contenido de la factura no puede modificarse sin dejar rastro.
- Conservacion: los registros deben guardarse y estar disponibles para la Administracion.
- Trazabilidad: las facturas se encadenan unas con otras en orden.
- Inalterabilidad: no se puede borrar ni reescribir una factura ya emitida.
- Accesibilidad: los datos deben poder consultarse y exportarse cuando se requieran.
Estos requisitos refuerzan buenas practicas que ya eran importantes, como una correcta numeracion de facturas y la inclusion de todos los datos obligatorios de una factura .
Registro y huella de las facturas
El elemento tecnico mas caracteristico es el registro de facturacion. Cada vez que se emite una factura, el software crea un registro asociado que incluye una huella o hash calculada a partir de los datos de la propia factura y del registro anterior.
Ese encadenamiento funciona como una cadena de bloques sencilla: si alguien modificara una factura intermedia, la huella dejaria de coincidir y la manipulacion quedaria a la vista. Asi, el sistema encadena todas las facturas en una secuencia que no se puede romper sin que se note. El registro guarda, entre otros datos, el numero y serie, la fecha, el importe, el tipo de IVA aplicado y la huella correspondiente.
Envio voluntario u obligatorio a la AEAT
El reglamento contempla dos formas de cumplir, segun el contribuyente elija enviar o no los registros a la Administracion:
| Modalidad | Envio a la AEAT | Caracteristica principal |
|---|---|---|
| Verifactu | Si, automatico | Los registros se remiten a la AEAT al emitir la factura |
| No Verifactu | No automatico | El software conserva los registros firmados y a disposicion de la AEAT |
En la modalidad Verifactu, el sistema remite los registros de forma continua, por lo que el usuario no esta obligado a firmar electronicamente cada registro: la propia remision aporta la garantia. En la modalidad no Verifactu, el contribuyente no envia los datos de forma automatica, pero a cambio el software debe firmar e custodiar los registros, que quedan a disposicion de la AEAT en caso de comprobacion.
Este envio voluntario y continuo no debe confundirse con el SII de la Agencia Tributaria , que es un sistema distinto de suministro de los libros registro de IVA pensado para grandes empresas.
Codigo QR en la factura
Una de las novedades mas visibles para el cliente final es el codigo QR que debe figurar en la factura. Este codigo permite verificar la factura y, en la modalidad Verifactu, incorpora ademas la leyenda que indica que ha sido remitida a la AEAT.
Gracias a ese QR, el receptor de la factura puede comprobar de forma sencilla que el documento se ha registrado conforme al sistema. Para el emisor supone adaptar la plantilla de factura para que el codigo se imprima correctamente tanto en formato papel como en la factura electronica.
Calendario de aplicacion
El despliegue de Verifactu es gradual. Conviene distinguir dos planos que a menudo se confunden:
- La fecha a partir de la cual los fabricantes de software deben ofrecer programas adaptados al reglamento.
- La fecha a partir de la cual los usuarios (autonomos y sociedades) deben utilizar obligatoriamente esos sistemas.
El calendario se ha ido escalonando segun el tipo de contribuyente, con plazos diferenciados para sociedades sujetas al Impuesto sobre Sociedades y para el resto de autonomos y obligados. Como las fechas concretas pueden ajustarse, conviene revisarlas en la fuente oficial y adaptar el negocio con tiempo. Verifactu tampoco sustituye al despliegue de la factura electronica obligatoria , que responde a una norma diferente aunque avance en paralelo.
Software adaptado
El cumplimiento de Verifactu depende sobre todo de usar un software adaptado. Los programas conformes con el reglamento generan los registros, calculan las huellas, incorporan el QR y, en su caso, gestionan el envio a la AEAT de forma transparente para el usuario.
A la hora de elegir software contable , conviene confirmar que:
- declara cumplir el reglamento antifraude y la normativa Verifactu;
- genera el registro y la huella de cada factura;
- imprime el codigo QR y la leyenda correspondiente;
- permite, si se desea, la remision automatica a la AEAT;
- conserva los registros de forma integra y exportable.
Un sistema bien integrado con la contabilidad, los bancos y los modelos de IVA reduce el trabajo manual y evita errores en las declaraciones.
Sanciones
El reglamento prevé un regimen sancionador especifico. Por un lado, se sanciona a quien fabrique o comercialice sistemas que no cumplan los requisitos (por ejemplo, software de doble uso). Por otro, se contemplan sanciones para los usuarios que utilicen programas no homologados o que manipulen los registros. Por eso la recomendacion es clara: anticiparse, verificar que el programa esta adaptado y mantener una facturacion ordenada que aporte seguridad juridica a cada factura.