VERI*FACTU para sociedades
Las sociedades deben revisar software, series, QR, registros y cierres para trabajar con un sistema de facturación adaptado.
Las sociedades que presentan Impuesto sobre Sociedades son las primeras obligadas a usar sistemas informáticos de facturación adaptados, desde el 1 de enero de 2027. No basta con preguntar al proveedor si estará listo: hay que comprobar cómo se emitirán facturas, cómo se generarán registros y cómo llegará esa información a la contabilidad.
Contexto
El riesgo principal para una SL no suele estar en una factura aislada, sino en la combinación de varias series, usuarios, delegaciones, plantillas antiguas y cierres mensuales que arrastran incidencias. Para que el cambio funcione, conviene mirar tres capas a la vez: configuración del sistema, comportamiento de los usuarios y revisión contable posterior. Si una de esas capas queda fuera, el cumplimiento parece resuelto hasta que aparece la primera rectificativa, anulación o discrepancia de IVA.
La referencia oficial es el Reglamento de sistemas informáticos de facturación aprobado por el Real Decreto 1007/2023 y la ampliación de plazos publicada por la Agencia Tributaria y el BOE. Con esa base, las entidades que presentan Impuesto sobre Sociedades deben usar sistemas adaptados desde el 1 de enero de 2027 y el resto de obligados desde el 1 de julio de 2027. La AEAT también distingue entre modalidad VERIFACTU y modalidad NO VERIFACTU, y recuerda que los registros de facturación no son lo mismo que una factura electrónica.
Controles que conviene revisar
| Control | Qué mirar | Evidencia práctica |
|---|---|---|
| Inventario de sistemas | Incluye ERP, TPV, ecommerce y herramientas usadas por comerciales | mapa de aplicaciones |
| Series de factura | Comprueba que cada serie tenga finalidad, responsable y continuidad | listado de series |
| Pruebas de emisión | Valida facturas ordinarias, simplificadas, rectificativas y anulaciones | casos de prueba |
| Cierre mensual | Cuadra facturación emitida con IVA repercutido y clientes | balance y libro de IVA |
Flujo recomendado
- Documenta todos los puntos desde los que se emiten facturas o tickets: ERP, TPV, ecommerce, integraciones y herramientas auxiliares.
- Ejecuta pruebas con casos reales de la empresa, incluyendo facturas ordinarias, simplificadas, rectificativas, anulaciones y errores de datos.
- Revisa la salida visible para el cliente, especialmente numeración, QR, datos fiscales, importes y formato impreso o PDF.
- Concilia el resultado con libros de IVA, cuentas de clientes y cierre mensual antes de dar el proceso por válido.
Errores a evitar
- tratar el periodo de pruebas como si fuera producción definitiva.
- mantener series de factura que nadie revisa.
- cambiar plantillas sin comprobar QR, hash y exportación.
- Activar el sistema sin haber probado rectificativas, anulaciones, QR y exportación.
Cómo prepararlo con software contable
Un buen software debe permitir que cada factura emitida por la sociedad genere su registro correspondiente, muestre el QR cuando proceda y deje una trazabilidad clara hasta el asiento contable. También debe facilitar permisos por rol, exportaciones legibles y una auditoría sencilla de cambios. Antes de activar producción, merece la pena dejar un pequeño expediente con pruebas realizadas, incidencias resueltas y criterios de uso.
Si la empresa viene de hojas de cálculo o de un programa antiguo, el orden de migración importa: primero datos maestros, después series y plantillas, y al final integraciones con banco, TPV o plataformas externas. Así el arranque no se convierte en una corrección permanente.
Prioridad de implantación
Empieza por Inventario de sistemas y Series de factura, porque son los dos controles que más condicionan el resto del proceso. Después revisa Pruebas de emisión y Cierre mensual con una muestra real, no solo con datos de demostración. La evidencia mínima debería quedar guardada como mapa de aplicaciones, listado de series y casos de prueba, de forma que otra persona pueda repetir la revisión sin depender de memoria interna.
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Para ampliar el tema, revisa Verifactu y el nuevo sistema de facturación, preparar software para Verifactu, numeración de facturas, trazabilidad de cambios contables, cierre de ejercicio para SL.