Registro de eventos del sistema de facturacion
El registro de eventos ayuda a explicar cambios, incidencias y actuaciones del sistema de facturacion.
El registro de eventos es una pieza poco visible pero muy importante del cumplimiento SIF. No sirve para decorar auditorias: permite saber que ha pasado en el sistema cuando hay cambios, errores, accesos o incidencias relevantes.
Contexto
Las empresas que facturan desde varios puestos o integraciones necesitan saber si el sistema deja rastro suficiente para investigar una factura discutida. Para que el cambio funcione, conviene mirar tres capas a la vez: configuracion del sistema, comportamiento de los usuarios y revision contable posterior. Si una de esas capas queda fuera, el cumplimiento parece resuelto hasta que aparece la primera rectificativa, anulacion o discrepancia de IVA.
La referencia oficial es el Reglamento de sistemas informaticos de facturacion aprobado por el Real Decreto 1007/2023 y la ampliacion de plazos publicada por la Agencia Tributaria y el BOE. Con esa base, las entidades que presentan Impuesto sobre Sociedades deben tener adaptados sus sistemas antes del 1 de enero de 2027 y el resto de obligados antes del 1 de julio de 2027. La AEAT tambien distingue entre modalidad VERIFACTU y modalidad NO VERIFACTU, y recuerda que los registros de facturacion no son lo mismo que una factura electronica.
Controles que conviene revisar
| Control | Que mirar | Evidencia practica |
|---|---|---|
| Eventos cubiertos | Identifica altas, anulaciones, cambios de configuracion y errores | catalogo de eventos |
| Acceso por usuario | Relaciona acciones con perfiles autorizados | log de usuarios |
| Conservacion | Asegura que el registro no se borra al cerrar periodos | politica de archivo |
| Investigacion | Prueba una incidencia simulada de factura anulada | informe de evento |
Flujo recomendado
- Documenta todos los puntos desde los que se emiten facturas o tickets: ERP, TPV, ecommerce, integraciones y herramientas auxiliares.
- Ejecuta pruebas con casos reales de registro de eventos del sistema de facturacion, incluyendo ordinarias, simplificadas, rectificativas, anulaciones y errores de datos.
- Revisa la salida visible para el cliente, especialmente numeracion, QR, datos fiscales, importes y formato impreso o PDF.
- Concilia el resultado con libros de IVA, cuentas de clientes y cierre mensual antes de dar el proceso por valido.
Errores a evitar
- tratar el periodo de pruebas como si fuera produccion definitiva.
- mantener series de factura que nadie revisa.
- cambiar plantillas sin comprobar QR, hash y exportacion.
- Activar el sistema sin haber probado rectificativas, anulaciones, QR y exportacion.
Como prepararlo con software contable
Un buen software debe permitir que los eventos relevantes puedan consultarse por fecha, usuario, tipo de operacion y relacion con los registros de facturacion. Tambien debe facilitar permisos por rol, exportaciones legibles y una auditoria sencilla de cambios. Antes de activar produccion, merece la pena dejar un pequeno expediente con pruebas realizadas, incidencias resueltas y criterios de uso.
Si la empresa viene de hojas de calculo o de un programa antiguo, el orden de migracion importa: primero datos maestros, despues series y plantillas, y al final integraciones con banco, TPV o plataformas externas. Asi el arranque no se convierte en una correccion permanente.
Prioridad de implantacion
Empieza por Eventos cubiertos y Acceso por usuario, porque son los dos controles que mas condicionan el resto del proceso. Despues revisa Conservacion y Investigacion con una muestra real, no solo con datos de demostracion. La evidencia minima deberia quedar guardada como catalogo de eventos, log de usuarios y politica de archivo, de forma que otra persona pueda repetir la revision sin depender de memoria interna.
Relacionado
Para ampliar el tema, revisa Verifactu y el nuevo sistema de facturacion , preparar software para Verifactu , numeracion de facturas , trazabilidad de cambios contables , permisos de usuario en software contable .