Migrar series antes de VERI*FACTU
Las series deben limpiarse antes de migrar para evitar huecos, duplicidades y criterios historicos confusos.
Antes de activar un sistema adaptado a VERI*FACTU, muchas empresas descubren que sus series de factura son una mezcla de historia, urgencias y excepciones. Migrarlas sin depurar multiplica incidencias.
Contexto
La migracion de series debe separar lo que tiene sentido operativo de lo que solo existe porque alguien lo creo hace anos. Para que el cambio funcione, conviene mirar tres capas a la vez: configuracion del sistema, comportamiento de los usuarios y revision contable posterior. Si una de esas capas queda fuera, el cumplimiento parece resuelto hasta que aparece la primera rectificativa, anulacion o discrepancia de IVA.
La referencia oficial es el Reglamento de sistemas informaticos de facturacion aprobado por el Real Decreto 1007/2023 y la ampliacion de plazos publicada por la Agencia Tributaria y el BOE. Con esa base, las entidades que presentan Impuesto sobre Sociedades deben tener adaptados sus sistemas antes del 1 de enero de 2027 y el resto de obligados antes del 1 de julio de 2027. La AEAT tambien distingue entre modalidad VERIFACTU y modalidad NO VERIFACTU, y recuerda que los registros de facturacion no son lo mismo que una factura electronica.
Controles que conviene revisar
| Control | Que mirar | Evidencia practica |
|---|---|---|
| Inventario | Lista series activas, historicas y especiales | mapa de series |
| Criterio | Define serie por actividad, local o tipo de factura solo si aporta control | politica de numeracion |
| Bloqueo | Desactiva series antiguas tras migrar | configuracion |
| Prueba | Emite casos de factura y rectificativa por serie | lote de prueba |
Flujo recomendado
- Documenta todos los puntos desde los que se emiten facturas o tickets: ERP, TPV, ecommerce, integraciones y herramientas auxiliares.
- Ejecuta pruebas con casos reales de migrar series antes de veri*factu, incluyendo ordinarias, simplificadas, rectificativas, anulaciones y errores de datos.
- Revisa la salida visible para el cliente, especialmente numeracion, QR, datos fiscales, importes y formato impreso o PDF.
- Concilia el resultado con libros de IVA, cuentas de clientes y cierre mensual antes de dar el proceso por valido.
Errores a evitar
- tratar el periodo de pruebas como si fuera produccion definitiva.
- mantener series de factura que nadie revisa.
- cambiar plantillas sin comprobar QR, hash y exportacion.
- Activar el sistema sin haber probado rectificativas, anulaciones, QR y exportacion.
Como prepararlo con software contable
Un buen software debe permitir que las series activas tengan reglas claras y las antiguas queden conservadas sin poder usarse por error. Tambien debe facilitar permisos por rol, exportaciones legibles y una auditoria sencilla de cambios. Antes de activar produccion, merece la pena dejar un pequeno expediente con pruebas realizadas, incidencias resueltas y criterios de uso.
Si la empresa viene de hojas de calculo o de un programa antiguo, el orden de migracion importa: primero datos maestros, despues series y plantillas, y al final integraciones con banco, TPV o plataformas externas. Asi el arranque no se convierte en una correccion permanente.
Prioridad de implantacion
Empieza por Inventario y Criterio, porque son los dos controles que mas condicionan el resto del proceso. Despues revisa Bloqueo y Prueba con una muestra real, no solo con datos de demostracion. La evidencia minima deberia quedar guardada como mapa de series, politica de numeracion y configuracion, de forma que otra persona pueda repetir la revision sin depender de memoria interna.
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Para ampliar el tema, revisa Verifactu y el nuevo sistema de facturacion , preparar software para Verifactu , numeracion de facturas , trazabilidad de cambios contables , series de numeracion de facturas y huecos .