Factura electronica obligatoria en Espana
La factura electronica entre empresas se generaliza en Espana. Asi te afecta y como llegar preparado.
La factura electronica obligatoria entre empresas (B2B) es uno de los cambios mas importantes para la facturacion en Espana. La Ley Crea y Crece sento las bases y el desarrollo reglamentario fija el calendario y los requisitos tecnicos. Adaptarse con tiempo evita prisas y errores cuando llegue la fecha de aplicacion para tu empresa.
Este articulo forma parte de nuestra guia sobre factura electronica y cumplimiento, donde reunimos los sistemas que conviene conocer: la propia factura electronica, Verifactu y el SII.
A quien obliga y cuando
La obligacion sera progresiva segun el tamano de la empresa. Las grandes empresas iran primero y el resto despues, una vez se publiquen las especificaciones tecnicas definitivas. Consulta la Agencia Tributaria y el BOE para la cifra y los plazos vigentes.
| Perfil | Cuando aplica |
|---|---|
| Empresas con facturacion alta | primera fase |
| PYMES y autonomos | fase posterior |
| Operaciones con sector publico | ya obligatorio (sistema FACe) |
| Operaciones B2C | quedan fuera |
Conviene distinguir esta obligacion B2B del marco que ya rige con las administraciones publicas, donde la factura electronica es obligatoria desde hace anos a traves de FACe. El nuevo paso extiende esa logica al ambito entre empresas privadas. Si quieres el detalle del marco legal, lo tratamos en el articulo sobre la factura electronica obligatoria entre empresas.
Que cambia respecto a la factura PDF
Una factura electronica no es un PDF adjunto a un correo. Debe ser un documento estructurado que pueda procesarse de forma automatica por el receptor, normalmente en formatos como Facturae o XML estandar.
| Aspecto | Factura PDF tradicional | Factura electronica |
|---|---|---|
| Formato | imagen o PDF visual | XML estructurado |
| Procesado | manual | automatico |
| Conservacion | archivo simple | con garantias de integridad |
| Trazabilidad | limitada | completa |
| Interoperabilidad | depende de cada empresa | formatos estandar |
Ademas del formato, el reglamento preve que el emisor reciba informacion sobre el estado de cada factura: aceptacion, rechazo o pago efectivo. Esto mejora el control de cobros y facilita conciliar la cartera de clientes y proveedores.
Requisitos clave
La regulacion definitiva concretara los detalles, pero hay puntos sobre los que ya se puede trabajar.
- Software de facturacion compatible con formatos electronicos estandar.
- Capacidad de emitir y recibir facturas en formato estructurado.
- Sistema de conservacion seguro y accesible, con garantias de integridad.
- Comunicacion del estado de la factura (aceptada, pagada, rechazada).
- Integracion con Verifactu cuando aplique.
Como se relaciona con el SII y Verifactu
Es facil confundir tres sistemas distintos. La factura electronica regula como se intercambian las facturas entre empresas; el Suministro Inmediato de Informacion (SII) regula el envio casi en tiempo real de los registros de IVA a la AEAT; y Verifactu fija requisitos sobre el software para impedir la alteracion de los registros. No son lo mismo, pero conviven y se refuerzan, asi que merece la pena planificarlos juntos.
Como prepararte sin agobios
- Revisa hoy como facturas y donde guardas las facturas recibidas.
- Identifica si tu software esta preparado o necesitas migrar.
- Define la persona o equipo responsable de la gestion.
- Forma a tu equipo en la nueva operativa.
- Prepara un periodo de pruebas con un cliente o proveedor.
- Sigue los plazos en la sede electronica de la AEAT .
Para terminar
La factura electronica obligatoria es una oportunidad para ordenar la facturacion y reducir trabajo manual. Si combinas el cambio con una contabilidad ordenada , un buen control de obligaciones fiscales y un sistema integrado, sales ganando. Mientras tanto, una factura gratis puede servir como apoyo. Ver precios .