Legalizacion de libros contables
Las sociedades deben legalizar el libro diario y el de inventarios y cuentas anuales en el Registro Mercantil cada ejercicio.
La legalizacion de libros contables es el tramite por el que una sociedad presenta sus libros obligatorios ante el Registro Mercantil para que queden formalmente diligenciados. Con la legalizacion, el Registro deja constancia de que esos libros existen, cuando se han presentado y cual es su contenido, lo que les otorga valor probatorio frente a terceros, ante la Agencia Tributaria (AEAT) o en un eventual litigio. Es una obligacion recurrente que se repite en cada ejercicio y que conviene no dejar para el ultimo momento, porque se entrelaza con el resto del cierre contable.
Que es la legalizacion y para que sirve
Legalizar no significa “aprobar” la contabilidad: el Registro no revisa si los apuntes son correctos. Lo que hace es sellar y registrar los libros que la empresa le remite, dejando una huella de su contenido en una fecha concreta. Esa huella es la que impide manipular registros a posteriori y la que da fe de que la contabilidad estaba formalizada en plazo.
La obligacion afecta principalmente a las sociedades mercantiles (la SL o sociedad limitada, la SA, etc.). Los autonomos no tienen, con caracter general, que legalizar libros en el Registro Mercantil, aunque si deben conservar sus libros registro fiscales. Por eso este tramite es propio del mundo societario y forma parte de las obligaciones registrales de cualquier sociedad.
Libros obligatorios que se legalizan
El Codigo de Comercio establece que las sociedades deben llevar una contabilidad ordenada. Los libros que se legalizan cada ejercicio son, fundamentalmente, los siguientes:
- Libro diario: recoge dia a dia todas las operaciones de la empresa siguiendo el Plan General Contable (PGC) y el metodo de partida doble .
- Libro de inventarios y cuentas anuales: incluye el balance inicial, los balances de comprobacion y las cuentas anuales del ejercicio.
Junto a estos libros contables existen otros libros societarios que tambien se legalizan, aunque su contenido no sea propiamente contable.
Libro de actas y libro de socios
Toda sociedad debe llevar, ademas, libros que documentan su vida corporativa:
- Libro de actas: registra los acuerdos de las juntas y, en su caso, del organo de administracion.
- Libro registro de socios (en la SL) o libro registro de acciones nominativas (en la SA): refleja la titularidad de las participaciones o acciones y sus transmisiones.
Estos libros tambien se presentan de forma telematica. Los contratos entre socio unico y sociedad se legalizan igualmente cuando existe sociedad unipersonal.
Presentacion telematica
Desde hace varios ejercicios, la legalizacion se realiza exclusivamente por via telematica y en formato electronico. Ya no se llevan libros en papel a la oficina del Registro: la empresa genera los ficheros, los firma con certificado electronico y los envia a traves de la sede correspondiente.
El proceso, de forma resumida, es asi:
- Cerrar el ejercicio y volcar el libro diario y el libro de inventarios y cuentas anuales en ficheros electronicos.
- Generar el archivo segun el formato exigido por el Registro Mercantil.
- Firmar digitalmente la presentacion con el certificado del administrador o apoderado.
- Enviar telematicamente y conservar el acuse y la diligencia que devuelve el Registro.
Es habitual apoyarse en el software de contabilidad para exportar los libros en el formato adecuado y evitar errores manuales en la generacion de los ficheros.
Plazo de cuatro meses tras el cierre
La regla general es que los libros deben legalizarse dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio. Para una empresa cuyo ejercicio coincide con el ano natural y cierra el 31 de diciembre, el plazo vence, por tanto, a finales de abril del ano siguiente.
| Hito | Momento de referencia |
|---|---|
| Cierre del ejercicio | Ultimo dia del ejercicio social |
| Legalizacion de libros | Hasta cuatro meses despues del cierre |
| Aprobacion de cuentas | Junta dentro de los seis meses tras el cierre |
| Deposito de cuentas | Tras la aprobacion en junta |
Este calendario explica por que la legalizacion suele ir antes que el deposito: primero se diligencian los libros y, mas adelante, una vez aprobadas las cuentas en junta, se presenta el deposito de cuentas anuales .
Formato electronico y firma
Los libros se presentan como ficheros electronicos firmados, no como documentos en papel. La firma digital garantiza la integridad del contenido: cualquier modificacion posterior alteraria la huella registrada. Por eso es importante que los datos esten definitivos antes de generar los ficheros, ya que rehacer una legalizacion implica volver a presentar y, a veces, justificar el motivo.
Conviene tener al dia el certificado electronico de la persona que firma y comprobar que coincide con quien tiene poder para representar a la sociedad.
Sanciones por no legalizar
No legalizar los libros en plazo, o no hacerlo en absoluto, supone un incumplimiento de las obligaciones contables y registrales. Las consecuencias practicas pueden ir mas alla de una posible sancion administrativa:
- Perdida de valor probatorio de la contabilidad ante un tercero o ante la AEAT.
- Dificultades para acreditar la diligencia de la sociedad en una inspeccion o en un procedimiento judicial.
- Problemas reputacionales y de cara a entidades financieras o socios.
Aunque la legalizacion y el deposito son tramites distintos, ambos forman parte del mismo bloque de cumplimiento societario, y descuidar uno suele ir acompanado de descuidar el otro.
Relacion con el deposito de cuentas
Es facil confundir legalizacion de libros y deposito de cuentas, pero no son lo mismo:
- La legalizacion afecta a los libros (diario, inventarios y cuentas anuales, actas, socios) y se hace en los cuatro meses posteriores al cierre.
- El deposito afecta a las cuentas anuales ya aprobadas por la junta y se presenta despues de esa aprobacion.
Ambos tramites comparten un mismo destinatario, el Registro Mercantil, y un mismo origen: un cierre contable bien hecho. Por eso es util seguir un checklist de cierre que ordene tanto la legalizacion como el posterior deposito, y revisar el calendario fiscal de la Agencia Tributaria para no solapar plazos con los modelos tributarios.